El fundador de Leyout, Stefan Blendulf, enfrentó el desafío de optimizar la gestión de documentos y clientes para su startup sueca, especializada en ayudar a pequeñas y medianas empresas de comercio electrónico a mejorar sus eCommerce. Después de probar varias soluciones, Stefan descubrió que Pipedrive Smart Docs ofrecía la combinación perfecta de eficiencia y ahorro de costes. “Estábamos haciendo diseño web, haciendo anuncios, reels de publicidades, impresiones, la verdad es que hacíamos todo, y ni siquiera era todo digital, era más como publicidad y comunicaciones”, explica Stefan.
Pipedrive Smart Docs es una característica avanzada de Pipedrive, una plataforma de gestión de relaciones con el cliente (CRM) que ayuda a las empresas a organizar y optimizar sus procesos de ventas y relaciones con los clientes. Smart Docs está diseñado para simplificar y mejorar la gestión de documentos, permitiendo a los usuarios crear documentos personalizados de manera eficiente y profesional directamente desde la plataforma Pipedrive.
La herramienta tiene la capacidad de crear plantillas personalizadas para diversos documentos, como propuestas y contratos, mediante herramientas de edición sencillas. Una vez creadas, estas plantillas permiten la generación automatizada de documentos específicos para cada trato en segundos, eliminando tareas repetitivas y agilizando el proceso de creación. Además, Smart Docs facilita la extracción precisa de datos al permitir la definición de marcadores que se ajustan a la información de cada trato, asegurando la exactitud de los datos en los documentos generados. La apariencia profesional de los documentos contribuye a transmitir una imagen sólida y confiable a clientes y prospectos.
Leyout logró reducir en un 58% sus costos de herramientas de gestión de documentos y clientes al adoptar Pipedrive Smart Docs. Antes de hacer el cambio, Leyout enfrentaba el desafío de utilizar múltiples aplicaciones, lo que generaba complejidades en su flujo de trabajo y aumentaba los costos. La transición a Smart Docs no solo redujo significativamente los gastos, sino que también triplicó la eficiencia del proceso, según Stefan Blendulf, el fundador de Leyout.
Leyout enfrentaba varios problemas antes de adoptar Pipedrive Smart Docs. Uno de los desafíos principales era la complejidad generada por el uso de múltiples aplicaciones y herramientas para la gestión de documentos y clientes. La empresa confiaba en diversas integraciones de Pipedrive y otras aplicaciones, lo que resultaba en una acumulación de herramientas y software (SaaS) que no solo aumentaba los costos, sino que también dificultaba mantener un flujo de trabajo eficiente.
“Estábamos usando demasiadas aplicaciones para lograr una cosa. Teníamos solo SaaS en SaaS en SaaS en SaaS. Terminamos usando como 10 herramientas diferentes y, claro, la mayoría se pueden integrar con Pipedrive, pero el precio se dispara rápidamente. Esa era la principal dificultad que enfrentábamos, mantener un buen flujo de trabajo, porque mientras más aplicaciones tienes, más tienes que tomar en cuenta, y puedes establecer todo con automatizaciones, pero exige tiempo y mantenimiento, y eso era lo que más nos costaba, lograr que todo funcionara en armonía y que el flujo de trabajo fluyera con facilidad”, expuso Blendulf.
Smart Docs no solo ayudó a Leyout a optimizar su flujo de trabajo, sino que también contribuyó a definir la oferta de la empresa. Al cancelar rápidamente integraciones previas que no cumplían con sus expectativas, Stefan y su equipo adoptaron la función nativa de Pipedrive, inspirándose en las posibilidades que Smart Docs ofrecía.
La herramienta permitió a Leyout crear formularios de pedido de ventas y plantillas de documentos de precios, extrayendo automáticamente información de campos personalizados. Además, Stefan resalta la apariencia profesional de los documentos generados con Smart Docs, destacando la coherencia y el atractivo visual que brinda a sus propuestas y cotizaciones.
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