Tecnología

La automatización de la comunicación interna en Bitrix24: Mejora la colaboración y la eficiencia

Bitrix24 es un espacio de trabajo digital que integra gestión de proyectos, comunicación interna y automatización empresarial.

26 de septiembre, de 2024

Más que una herramienta de colaboración y automatización, Bitrix24 se ha convertido en un espacio de trabajo digital que sabe combinar las comunicaciones internas y externas de las empresas con la gestión de proyectos y la interacción con los clientes.

Con más de 10 años en el mercado, Bitrix24 ha ganado millones de adeptos alrededor del mundo gracias a sus soluciones integradas, funcionalidades interactivas, así como un diseño que puede adaptarse a las necesidades y aspiraciones particulares de empresas y organizaciones de diversos tamaños.

Hoy queremos explorar un poco más en las soluciones de automatización que ofrece la plataforma con la que son posibles mejorar la gestión de los proyectos, la colaboración del equipo y eficiencia en los flujos de trabajo.

Colaboración y gestión automatizada

Parte central de Bitrix24 es la variedad de funciones empresariales que facilitan la gestión del equipo, como los chats, que pueden iniciarse en cualquier dispositivo; y el seguimiento y el análisis de las interacciones con clientes gracias a sólidas funciones de CRM, automatización de calendario, tareas, proyectos, procesos empresariales e informes, así como la automatización de tareas repetitivas, creación de tareas basadas en mensajes de chats y del feed de noticias.

8 herramientas de colaboración y automatización de recursos humanos

Asimismo, Bitrix24 es un potente aliado para los departamentos de Recursos Humanos, pues permite automatizar diversos flujos de trabajos repetitivos y monitorear más fácilmente a los empleados. Sus funciones más llamativas son:

Automatización de flujos de trabajos: para procedimientos estándar o que son repetitivos, como solicitudes de licencia, solicitudes de compra o informes de gastos. Con la herramienta de automatización robótica de procesos (RPA), se pueden eliminar los procesos de aprobación de varios pasos.

Reloj de tiempo online e informes: con esta función es posible llevar un registro de la jornada laboral de los empleados, desde cuándo comienzan, pasan y terminan su jornada laboral, hasta registrar la asistencia de los empleados y generar informes de trabajo y gráficos de ausencia de forma diaria, semanal y/o mensual.

Calendarios: ideal para planificar el día de trabajo y programar citas tanto con el equipo como con usuarios externos. Recibirás notificaciones y recordatorios precisos para mantenerte al día con todas tus responsabilidades y compromisos.

Datos y análisis de las personas: se pueden generar informes completos sobre el rendimiento de empleados, incluyendo un directorio de empleados para conocerlos mejor. Además, Bitrix24 ofrece una línea de tiempo para reflejar los cambios de personal en la empresa.

Videollamadas y conferencias: con una capacidad de hasta 100 participantes, se puede hablar sin límite de tiempo y grabar las llamadas.

Chats privados y grupales: la mejor forma de discutir ideas y compartir archivos.

Administración de la carga de trabajo: que permite distribuir las funciones de cada integrante del equipo de manera uniforme y recibir informes de trabajo.

Feed de Noticias: Bitrix24 cuenta con una página de inicio donde se publican los anuncios, las insignias de agradecimiento, actualizaciones del trabajo, encuestas para los empleados y más. Todos estos posts pueden ser vistos por todos los miembros del equipo de trabajo, lo que funciona muy útil para mantener a todos informados. Además, tienes la capacidad de convertir cualquier publicación o comentario del Feed en una tarea concreta. Esto no solo facilita la discusión de propuestas, sino que también te permite iniciar su ejecución de manera inmediata.

Herramientas de automatización de tareas

Todos los procesos y flujos de trabajo del equipo pueden ser automatizadas con Bitrix24, lo que ahorra tiempo y esfuerzo del departamento, mejorando la comunicación:

Plantillas de tareas: si constantemente se trabaja con las mismas tareas y proyectos, se pueden guardar los formatos como plantillas y ahorrar tiempo (por ejemplo, “informe diario de SEO”). Crea una plantilla y utilízala para agregar tareas de manera manual o automática.
División de las tareas: una tarea grande puede dividirse en tareas más pequeñas y fáciles de completar usando las subtareas o listas de verificación. La plataforma registra automáticamente el tiempo de la tarea y una vez se ha terminado, se envía un informe al supervisor del equipo. Además de esto, se pueden agregar y recibir recordatorios de tareas y notificaciones.
Chat del proyecto: cada proyecto puede contar con un chat separado que permite discutir rápidamente los problemas relacionados con él y compartir archivos.
Visualización y roles de las tareas: Bitrix24 ofrece 4 roles en las tareas (responsable, creador, participantes y observadores) de modo que cada persona sabe que papel cumple dentro del proyecto. Además, las tareas pueden visualizarse en formato de lista, Kanban, planificador o diagrama de Gantt.
Configuración de permisos de las tareas: los permisos de edición, delegación y eliminación de tareas pueden ser establecidos por un usuario individual o por todo el departamento.
Enfoque y búsqueda: el sistema filtra automáticamente las tareas más importantes tomando en cuenta las actividades más recientes. Asimismo ofrece filtros que harán que sea más fácil encontrar las tareas pendientes.

Impulso de la IA en Bitrix24

Desde finales del 2023, la plataforma de Bitrix24 ha integrado CoPilot, una herramienta de inteligencia artificial avanzada, en todas sus funciones de automatización, tareas y CRM. Con ella, se puede generar ideas, escribir o reescribir textos, crear tareas y resúmenes de tareas, transcripción de llamadas y videoconferencias, traducción de textos y muchas cosas más. Siempre accesible en toda la plataforma, CoPilot está listo para ayudarte en cualquier momento.

CoPilot puede ser extremadamente útil en el departamento de ventas. Por ejemplo, puede ayudarte a desarrollar ideas innovadoras para ofertas especiales, redactar correos electrónicos promocionales atractivos o incluso transcribir tus llamadas con clientes. Tu asistente personal de IA está siempre preparado para asistirte en la planificación de proyectos o en la creación de nuevas tareas, generando descripciones breves y claras basadas en tus indicaciones, y ofreciendo listas de verificación adecuadas.

Eso sí, todo con una capa de seguridad garantizada. Desde Bitrix24, aseguran que «los datos se eliminan inmediatamente del servidor del proveedor después de cerrar el cuadro de diálogo de CoPilot en el chat, tareas, noticias o en cualquier otro lugar de Bitrix24».