Conoce los tipos de cobranzas: métodos y procedimientos

Cuando una empresa ofrece crédito a sus clientes, es fundamental contar con un enfoque claro para la recuperación de pagos pendientes. Existen diferentes métodos de cobranza que se pueden aplicar según la situación y el estado de la deuda. La elección del método correcto puede marcar la diferencia en la efectividad de la recuperación de los fondos.

Además de seleccionar el método adecuado, es esencial establecer procedimientos específicos para cada etapa del proceso de cobranza. Tener una directriz bien definida asegura que las acciones de cobranza sean coherentes y eficientes. Complementar esto con un software automatizado de cobranza como Moonflow puede mejorar significativamente la gestión de las cuentas por cobrar y facilitar el seguimiento de los pagos.

Tipos de cobranza por el método

Hablemos de los tipos de cobranza que existen según el método. En este caso, nos encontramos con tres variantes:

1. Cobranza preventiva

Cuyo objetivo es evitar la morosidad de la cartera. Para lo cual es necesario definir un método de cobranza que facilite el proceso de pago a los clientes. Y se adelante a las situaciones que pueden ocasionar la morosidad. Por ejemplo:

• Fijar una fecha para el envío oportuno de la factura al cliente.
• Determinar opciones de pago que faciliten que el cliente realice la transacción.
• Implementar un cronograma de recordatorios de pago para evitar moras por omisión de la fecha de vencimiento.
• Incluir recordatorio de cobranza en la fecha de vencimiento, en caso en el transcurso del día el cliente no haya concretado la transacción.
• Utilizar el software de cobranza que permita el análisis predictivo de la cartera. Así se puede identificar a clientes con predisposición a mora para ofrecerles acuerdos de pago o motivar el pago a tiempo de la deuda con descuentos o promociones.

2. Cobranza administrativa

Esta forma de clasificar la cobranza aborda a cuentas que han caído en mora. Por este motivo, los gestores de cobranza de una empresa deben iniciar acciones para recuperar el pago antes de que sea necesario externalizar el proceso. Debido a que externalizar puede resultar más costoso, ya sea que se trate de cobranza extrajudicial o judicial, es pertinente desarrollar un método y procedimiento de cobranza administrativa eficaces. ¿Qué pueden incluir estos?

Una de las acciones que se deben realizar en este tipo de cobranza es definir el cronograma y tipos de comunicaciones que se usarán para favorecer el recaudo. Por ejemplo, establecer a partir de cuántos días de mora se realizará la primera comunicación y qué medio se usará.

En general, la primera comunicación puede hacerse a la semana 1 de morosidad, mediante un correo de cobranza, o mensaje de WhatsApp donde se comunique la mora y las consecuencias de continuar retrasando el pago.

Por otro lado, hay que considerar cuándo deben iniciarse las llamadas de cobranza; y determinar su periodicidad. Esto es importante para no infringir la ley de cobranza en el país. El objetivo de llamar es tener una comunicación bidireccional que permita comprender el motivo del retraso en el pago y ofrecer soluciones que favorezcan a ambas partes.

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3. Cobranza judicial

Este tipo de cobranza, generalmente externaliza la deuda; puesto que se requiere de abogados que se encarguen del proceso. El objetivo es obtener el pago de la deuda por vía judicial. A causa de lo costoso que puede ser el proceso, es importante evaluar su pertinencia en contraste con el monto adeudado. En este tipo de cobranza, prácticamente el método está preestablecido y corre en manos del despacho de cobranza judicial que se ha contratado.

En general, es preferible obtener el pago en etapas tempranas o extrajudiciales para evitar sobrecostos en las cobranzas. El seguimiento de los indicadores clave, así como del estado de las cobranzas, además del comportamiento predictivo de los clientes son clave para evitar llegar a la cobranza judicial.